Как добавить организацию в ЭДО Сбис
Электронный документооборот (ЭДО) — это уже не просто тренд, а необходимость для современного бизнеса. СБИС предоставляет удобный и многофункциональный инструмент для организации ЭДО. Но как же правильно подключить к нему ваших контрагентов? Давайте разберемся! 🧐
В этой статье мы подробно рассмотрим все способы добавления организаций и контрагентов в СБИС для обмена электронными документами. Мы не просто перечислим шаги, а разберем каждый из них, чтобы вы могли с легкостью интегрировать своих партнеров в систему.
- 🎯 Добавляем контрагента через карточку компании
- 💡 Важно: Убедитесь, что у вас есть актуальный email контрагента, куда будет отправлено приглашение. 📧
- 💼 Добавляем компанию в СБИС для ведения учета
- 🤝 Приглашаем компанию в группу Saby
- 🆔 Ищем контрагента по ID
- 🚀 Подключаем клиента к ЭДО: Запрос на подключение
- ➕ Добавляем контрагента в список «Мои контрагенты»
- 📝 Заключение
- ❓ FAQ: Часто задаваемые вопросы
🎯 Добавляем контрагента через карточку компании
Первый и, пожалуй, самый распространенный способ — добавление контрагента через его карточку. Это быстро и удобно!
- Находим нужную компанию: В разделе «Компании» введите ИНН или КПП вашего контрагента. 🔍 Система найдет нужную организацию и откроет ее карточку.
- Ищем волшебную кнопку: В карточке компании ищите кнопку с иконкой, которая обычно выглядит как маленький человечек с плюсиком или конвертик. ✉️
- Приглашаем в СБИС: Нажмите на эту кнопку и выберите опцию "Пригласить в Saby". Система предложит отправить приглашение контрагенту.
- Если что-то не так: Если вы видите на карточке другой значок, это может означать, что компания уже подключена к СБИС. 🤔 В этом случае, проверьте отправителя, введите email контрагента и отправьте приглашение.
💡 Важно: Убедитесь, что у вас есть актуальный email контрагента, куда будет отправлено приглашение. 📧
💼 Добавляем компанию в СБИС для ведения учета
Если вам нужно добавить в СБИС непосредственно вашу организацию или ИП, для ведения учета, порядок действий немного иной.
- Переходим в настройки: Зайдите в раздел "Настройки/Наши компании". ⚙️ Этот раздел может находиться в разных местах, в зависимости от используемого вами приложения СБИС (Saby Report, Saby Buhta, Saby Bu).
- Создаем новую организацию: Нажмите кнопку «Добавить» и выберите «Организация». ➕
- Заполняем реквизиты: Внимательно заполните все необходимые поля: название организации, адрес, ИНН, КПП и другие обязательные реквизиты. 📝
- Добавляем дополнительные названия: Если вам нужно указать краткое или коммерческое название, кликните на соответствующую опцию и введите нужные данные. ✍️
- Сохраняем изменения: Нажмите кнопку «Применить», чтобы сохранить введенные данные. ✅
📝 Полезно: Внимательно проверяйте введенные данные, особенно ИНН и КПП, чтобы избежать ошибок.
🤝 Приглашаем компанию в группу Saby
Если вы хотите создать группу для обмена документами с несколькими контрагентами, вам нужно будет их пригласить в группу.
- Открываем группу: Перейдите в раздел "Контакты/Группы", найдите нужную группу на вкладке «Группы» и откройте ее. 👥
- Приглашаем участников: На вкладке «Участники» нажмите кнопку «Добавить» и выберите "Пригласить по email/ссылке". 🔗
- Указываем данные контрагента: Введите название или ИНН компании, а также имя представителя. 🧑💼
- Завершаем приглашение: Нажмите кнопку «Добавить» для отправки приглашения. ✉️
📢 Обратите внимание: Приглашение придет на электронный адрес контрагента, указанный вами.
🆔 Ищем контрагента по ID
Иногда для подключения к ЭДО требуется идентификатор контрагента, например, из системы «Честный знак». Вот как его найти:
- Авторизуемся на «Честном знаке»: Зайдите на сайт «Честный знак» и перейдите в раздел «Контрагенты». 🔒
- Находим нужную организацию: На вкладке «Реестр контрагентов» найдите организацию, ID которой вам нужен.
- Копируем идентификатор: В карточке контрагента найдите поле «Регистрационный номер контрагента» и скопируйте его. 📋
- Вставляем ID в Saby: В документе Saby, вставьте скопированный идентификатор в поле "ID поставщика". ➡️
🔑 Ключевой момент: ID контрагента используется для точной идентификации организации в системе ЭДО.
🚀 Подключаем клиента к ЭДО: Запрос на подключение
Для начала работы через ЭДО с новым клиентом необходимо отправить ему запрос на подключение.
- Формируем запрос: В большинстве систем ЭДО, включая Диадок, запрос на подключение формируется автоматически при первой попытке отправить формализованный документ. 📄
- Оператор сообщает в ФНС: На основании вашего запроса оператор ЭДО (например, СБИС) уведомляет ФНС о переходе вашего клиента на электронный документооборот. 🏛️
📌 Важно: Уточните у вашего оператора ЭДО, как именно формируется запрос на подключение.
➕ Добавляем контрагента в список «Мои контрагенты»
Для удобства работы можно добавить контрагента в список «Мои контрагенты» прямо из карточки компании.
- Наводим курсор: Зайдите во вкладку «Компании» и наведите курсор на название нужной организации.
- Выбираем действие: Кликните на появившуюся иконку и выберите действие «В наши контрагенты».
- Указываем папку: Кликните на иконку и выберите папку, куда вы хотите добавить контрагента.
- Завершаем добавление: Нажмите кнопку «Добавить». ✅
📂 Удобство: Добавление в «Мои контрагенты» позволяет быстро находить нужных партнеров в системе.
📝 Заключение
Подключение контрагентов к ЭДО в СБИС — это несложный процесс, если следовать простым инструкциям. Мы рассмотрели основные способы добавления организаций, как через карточку компании, так и через приглашение в группу, а также как найти ID контрагента и подключить клиента к ЭДО.
Используя эти знания, вы сможете легко и быстро наладить электронный документооборот с вашими партнерами, что значительно упростит и ускорит бизнес-процессы. 🚀
❓ FAQ: Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Что делать, если у контрагента уже есть СБИС?
Ответ: В этом случае на карточке компании будет другой значок. Вам нужно проверить организацию отправителя, ввести email контрагента и отправить приглашение.
Вопрос: Как найти ID контрагента, если он не подключен к СБИС?
Ответ: ID контрагента можно найти на сайте «Честный знак» в разделе «Контрагенты».
Вопрос: Можно ли добавить контрагента в несколько групп?
Ответ: Да, контрагента можно добавить в несколько групп для обмена разными типами документов.
Вопрос: Как долго действует приглашение в СБИС?
Ответ: Срок действия приглашения может зависеть от настроек системы, обычно это несколько дней.
Вопрос: Что делать, если контрагент не получил приглашение?
Ответ: Проверьте правильность указанного email, а также попросите контрагента проверить папку «Спам». Если проблема не решится, обратитесь в службу поддержки СБИС.