Как подписать исходящий документ в Диадок
В современном мире бизнеса электронный документооборот (ЭДО) становится не просто удобством, а необходимостью. 📈 Сервис Диадок — один из лидеров в этой области, предоставляющий широкий спектр возможностей для обмена юридически значимыми документами. Одним из ключевых процессов является подписание исходящих документов, и в этой статье мы детально разберем, как это происходит, а также коснемся других важных аспектов работы с Диадок.
- Подписание документа в Диадок: Пошаговая инструкция 📝
- Титул продавца и титул покупателя: Что это такое? 🤝
- Дополнительная подпись: Расширенные возможности согласования ✍️
- Как связаться с поддержкой Диадок? 📞
- Если у вас возникли вопросы или проблемы при работе с Диадок, вы всегда можете обратиться в службу поддержки. 🙋♀️
- Статусы ЭДО: Навигация по процессу документооборота 🧭
- Как подписать ЭДО: Технические аспекты 💻
- Процесс подписания ЭДО в Диадок достаточно прост и интуитивно понятен. 💡
- Что можно делать с КЭП: Сфера применения 🛡️
- Выводы и заключение 🏁
- FAQ: Часто задаваемые вопросы 🤔
Подписание документа в Диадок: Пошаговая инструкция 📝
Процесс подписания исходящего документа в Диадок включает несколько этапов, обеспечивающих юридическую значимость и целостность документа. Вот как это выглядит на практике:
- Первый этап: Подпись первого сотрудника. 🧑💼 Первый ответственный сотрудник, подготовивший документ, должен его подписать. Для этого используется функционал «Согласование» -> «На подпись». После выполнения этих действий, документ получает статус «Подписал документ». Это означает, что первый этап верификации пройден, и документ готов к дальнейшей обработке.
- Второй этап: Подпись второго сотрудника. 👩💼 Документ автоматически поступает второму ответственному сотруднику. Он тщательно изучает документ, проверяет все данные и, если все верно, ставит свою электронную подпись. Этот этап является финальным, и после его завершения документ считается подписанным обеими сторонами.
- Электронная подпись (ЭП): Для подписания документов в Диадок используется квалифицированная электронная подпись (КЭП). 🔑 Она обеспечивает юридическую значимость документа наравне с собственноручной подписью.
- Статусы документов: На каждом этапе документооборота документ имеет определенный статус, отражающий его текущее состояние. 🚦 Это позволяет отслеживать процесс и оперативно реагировать на любые задержки или ошибки.
Титул продавца и титул покупателя: Что это такое? 🤝
В рамках электронного документооборота важную роль играют титулы продавца и покупателя. Они содержат ключевую информацию о сделке и подтверждают ее законность.
- Титул продавца: Этот титул содержит информацию о продавце, включая его реквизиты, данные о товарах или услугах, информацию об отпуске груза (если применимо) и, конечно же, подпись представителя продающей стороны. 🏢
- Тезисы, содержащиеся в титуле продавца:
- Реквизиты продавца (наименование, ИНН, КПП, адрес).
- Описание товаров или услуг (наименование, количество, цена).
- Информация об отгрузке (дата, номер транспортной накладной).
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) продавца.
- Титул покупателя: Этот титул содержит информацию о покупателе, включая его реквизиты, подтверждение получения груза (если применимо) и подпись представителя покупающей стороны. 🛍️
- Тезисы, содержащиеся в титуле покупателя:
- Реквизиты покупателя (наименование, ИНН, КПП, адрес).
- Подтверждение получения товаров или услуг (дата, номер акта приемки).
- Квалифицированная электронная подпись (КЭП) покупателя.
Дополнительная подпись: Расширенные возможности согласования ✍️
Диадок предоставляет возможность использования дополнительных подписей, также известных как согласующие подписи. 🤝 Эта функция позволяет подписывать документы несколькими сертификатами КЭП, что особенно полезно в организациях со сложной структурой и многоуровневой системой согласования. Например, документ может быть подписан руководителем отдела, юристом и главным бухгалтером.
Как связаться с поддержкой Диадок? 📞
Если у вас возникли вопросы или проблемы при работе с Диадок, вы всегда можете обратиться в службу поддержки. 🙋♀️
- Телефон: 8 800 500-10-18. ☎️ Время ожидания на линии обычно не превышает 10 минут.
- Онлайн-чат: На сайте Диадок также доступен онлайн-чат, где вы можете получить оперативную помощь от специалистов. 💬
Статусы ЭДО: Навигация по процессу документооборота 🧭
Статусы ЭДО — это индикаторы, отражающие текущее состояние документа в процессе документооборота. 📊 Они позволяют отслеживать этапы согласования и подписания, а также сигнализируют о возможных проблемах или задержках. Статусы могут быть одиночными или парными, в зависимости от типа документа и настроек системы.
Примеры статусов ЭДО:- «Ожидает подписи отправителя»
- «Подписан отправителем»
- «Ожидает подписи получателя»
- «Подписан получателем»
- «Документ отклонен»
- «Ошибка обработки»
Как подписать ЭДО: Технические аспекты 💻
Процесс подписания ЭДО в Диадок достаточно прост и интуитивно понятен. 💡
- Найдите раздел «Подписание»: В интерфейсе сервиса или программы для работы с ЭДО необходимо найти раздел, отвечающий за подписание документов.
- Загрузите или создайте документ: Загрузите нужный документ или создайте его непосредственно в системе.
- Выберите сертификат ЭП: Выберите из списка доступных сертификатов КЭП тот, которым вы хотите подписать документ. 🔑
- Подпишите документ: Нажмите кнопку «Подписать» и следуйте инструкциям системы.
Что можно делать с КЭП: Сфера применения 🛡️
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — это универсальный инструмент, позволяющий решать широкий спектр задач в электронном виде. 🎯
- Участие в электронных торгах: КЭП необходима для участия в государственных и коммерческих электронных торгах. 💰
- Работа в госсистемах и на госпорталах: КЭП позволяет получать доступ к различным государственным сервисам и порталам, таким как портал Госуслуг, сайт ФНС и другие. 🏛️
- Отчетность: КЭП используется для сдачи электронной отчетности в налоговые органы, фонды социального страхования и другие ведомства. 🧾
- Обмен электронными документами: КЭП позволяет обмениваться юридически значимыми электронными документами с сотрудниками, партнерами и клиентами. 📧
Выводы и заключение 🏁
Электронный документооборот с использованием сервиса Диадок — это эффективный и удобный способ обмена юридически значимыми документами. 🚀 Правильное понимание процессов подписания документов, использования титулов продавца и покупателя, а также возможностей дополнительной подписи позволяет максимально эффективно использовать функционал системы. Не забывайте о возможности обратиться в службу поддержки Диадок в случае возникновения вопросов или проблем. 🙋♀️
FAQ: Часто задаваемые вопросы 🤔
- Что такое КЭП? Квалифицированная электронная подпись — это электронная подпись, имеющая юридическую силу, равную собственноручной подписи.
- Как получить КЭП? КЭП можно получить в аккредитованных удостоверяющих центрах.
- Что делать, если документ не подписывается? Проверьте наличие установленных криптопровайдеров и правильность настроек электронной подписи. Обратитесь в службу поддержки Диадок.
- Можно ли подписать документ несколькими подписями? Да, в Диадок есть функция дополнительной подписи, позволяющая подписывать документы несколькими сертификатами КЭП.
- Сколько стоит использование Диадок? Стоимость использования Диадок зависит от выбранного тарифного плана и объема документооборота. Уточните информацию на официальном сайте сервиса.